Quản lý chi phí đầu tư xây dựng là quá trình lập kế hoạch, giám sát và kiểm soát các khoản chi phí của dự án để công trình hoàn thành đúng tiến độ, đúng chất lượng và không vượt tổng mức đầu tư đã phê duyệt. Từ 01/7/2026, quy trình này được quy định tại Nghị định 206/2026/NĐ-CP ngày 15/6/2026 và ba thông tư hướng dẫn của Bộ Xây dựng ban hành ngày 26/6/2026.
Căn cứ pháp lý áp dụng từ 01/7/2026
| Văn bản | Vai trò | Thay thế |
|---|---|---|
| Luật Xây dựng số 135/2025/QH15 | Luật gốc | Luật Xây dựng 2014 |
| Nghị định 206/2026/NĐ-CP | Quản lý chi phí đầu tư xây dựng | Nghị định 10/2021/NĐ-CP |
| Nghị định 210/2026/NĐ-CP | Hợp đồng xây dựng | Phần hợp đồng trong khung cũ |
| Nghị định 193/2026/NĐ-CP | Quyết toán vốn đầu tư | Phần quyết toán trong khung cũ |
| Thông tư 36/2026/TT-BXD | Phương pháp xác định và quản lý chi phí | TT 11/2021, TT 14/2023 |
| Thông tư 37/2026/TT-BXD | Phương pháp xác định định mức và chỉ tiêu kinh tế kỹ thuật | TT 13/2021, TT 01/2025 |
| Thông tư 38/2026/TT-BXD | Ban hành định mức xây dựng | TT 12/2021, TT 09/2024, TT 08/2025 |
Nguyên tắc quản lý chi phí đầu tư xây dựng
Nguyên tắc xuyên suốt của khung mới là “chính xác dần theo từng bước thiết kế”: mức độ chi tiết của chi phí phải tương ứng với mức độ chi tiết của thiết kế tại từng bước.
| Bước | Cơ sở thiết kế | Sản phẩm chi phí |
|---|---|---|
| Chủ trương đầu tư | Thiết kế sơ bộ | Sơ bộ tổng mức đầu tư |
| Lập dự án | Thiết kế cơ sở | Tổng mức đầu tư |
| Thiết kế sau thiết kế cơ sở | Thiết kế kỹ thuật, bản vẽ thi công | Dự toán xây dựng công trình |
| Đấu thầu | Hồ sơ mời thầu | Dự toán gói thầu, giá gói thầu |
| Thực hiện | Khối lượng thực hiện | Giá trị thanh toán từng đợt |
| Kết thúc | Khối lượng hoàn thành | Quyết toán |
Ngoài ra, khung mới nhấn mạnh nguyên tắc phân cấp, phân quyền: trách nhiệm của chủ đầu tư tăng lên đáng kể, đi kèm là quyền chủ động lớn hơn trong điều hành chi phí (xem mục “Những thay đổi ảnh hưởng trực tiếp tới công việc hằng ngày” bên dưới).
Các thành phần chi phí đầu tư xây dựng
| Thành phần | Nội dung |
|---|---|
| Chi phí bồi thường, hỗ trợ và tái định cư | Bồi thường về đất, nhà, công trình và tài sản gắn liền với đất |
| Chi phí xây dựng | Vật liệu, nhân công, máy và thiết bị thi công cho các công tác xây lắp |
| Chi phí thiết bị | Mua sắm, gia công, chế tạo, lắp đặt, thí nghiệm hiệu chỉnh thiết bị |
| Chi phí quản lý dự án | Tổ chức thực hiện và quản lý dự án từ chuẩn bị đến kết thúc |
| Chi phí tư vấn đầu tư xây dựng | Khảo sát, thiết kế, thẩm tra, giám sát, tư vấn quản lý chi phí |
| Chi phí khác | Các chi phí có tính chất riêng của dự án |
| Chi phí dự phòng | Dự phòng cho khối lượng phát sinh và cho yếu tố trượt giá |
Bổ sung mới trong Nghị định 206/2026: nhóm chi phí liên quan tới đất đai và môi trường được mở rộng, gồm tiền chuyển đổi mục đích sử dụng nước, chi phí chuyển đổi mục đích sử dụng rừng và trồng rừng thay thế, chi phí bảo vệ đất trồng lúa. Đây là các khoản trước đây thường bị bỏ sót khi lập tổng mức đầu tư cho dự án có chiếm dụng đất nông nghiệp hoặc đất rừng.
Chi phí thiết bị cũng có yêu cầu mới: phải bảo đảm yêu cầu về chuyển giao công nghệ và năng lực vận hành sau khi bàn giao.
Quy trình quản lý chi phí theo giai đoạn
Giai đoạn 1: Chuẩn bị dự án
Xác định sơ bộ tổng mức đầu tư. Căn cứ vào suất vốn đầu tư do Bộ Xây dựng công bố, hoặc dữ liệu chi phí của các dự án tương tự đã thực hiện có điều chỉnh theo địa điểm và tính chất dự án. Phương pháp xác định suất vốn đầu tư và suất chi phí nằm tại Phụ lục VI Thông tư 37/2026/TT-BXD.
Điểm mới đáng chú ý: khi Việt Nam chưa có suất vốn đầu tư tương ứng — thường gặp với công nghệ mới hoặc dây chuyền nhập ngoại — nay được phép sử dụng giá, định mức và dữ liệu chi phí của công trình tương tự ở nước ngoài.
Xác định tổng mức đầu tư. Trên cơ sở thiết kế cơ sở, quy chuẩn và tiêu chuẩn áp dụng, giải pháp công nghệ và thiết bị chủ yếu, giải pháp kiến trúc và kết cấu chính, giải pháp xây dựng và vật liệu chủ yếu, điều kiện và kế hoạch thực hiện. Phương pháp tại Phụ lục I Thông tư 36/2026/TT-BXD.
Kiểm soát chi phí ở bước này gồm: kiểm tra sự phù hợp của phương pháp xác định với tính chất kỹ thuật và mức độ thể hiện của thiết kế; kiểm tra tính đầy đủ và hợp lý của từng thành phần chi phí; lập báo cáo đánh giá trình chủ đầu tư.
Giai đoạn 2: Trước xây dựng — lập dự toán và đấu thầu
Lập dự toán xây dựng công trình theo Phụ lục II Thông tư 36/2026/TT-BXD, gồm đủ các thành phần: chi phí xây dựng, chi phí thiết bị, chi phí quản lý dự án, chi phí tư vấn, chi phí khác và chi phí dự phòng.
Xác định giá xây dựng công trình. Chi phí xây dựng xác định theo Phụ lục III, giá công tác và giá nhóm công tác xây dựng theo Phụ lục IV của Thông tư 36/2026. Đầu vào là:
- Hao phí — tra từ định mức tại Thông tư 38/2026/TT-BXD (Phụ lục II cho công tác xây dựng, Phụ lục III cho hệ thống kỹ thuật, Phụ lục VII cho định mức sử dụng vật liệu).
- Giá vật liệu, giá nhân công, giá ca máy — từ công bố giá của địa phương, cơ sở dữ liệu quốc gia, báo giá nhà cung cấp hoặc dữ liệu công trình tương tự. Phương pháp xác định tại Phụ lục II, III và IV Thông tư 37/2026/TT-BXD.
Kiểm soát chi phí trong đấu thầu: kiểm tra điều kiện liên quan tới chi phí trong hồ sơ mời thầu; đối chiếu khối lượng trong hồ sơ mời thầu với khối lượng đo bóc từ thiết kế; kiến nghị hình thức hợp đồng và phương thức thanh toán phù hợp; xác định giá gói thầu.
Ký kết hợp đồng xây dựng — từ 01/7/2026 áp dụng Nghị định 210/2026/NĐ-CP, không còn là Nghị định 37/2015/NĐ-CP. Bộ Xây dựng cũng đã công bố mẫu hợp đồng xây dựng chuẩn hóa tại Quyết định 1040/QĐ-BXD.
Giai đoạn 3: Thực hiện xây dựng
- Giám sát chi phí thanh toán: đối chiếu khối lượng hoàn thành đề nghị thanh toán với khối lượng dự toán; kiểm tra giá trị đề nghị thanh toán theo đúng điều khoản thanh toán trong hợp đồng; bảo đảm giá trị lũy kế nằm trong giới hạn giá gói thầu.
- Quản lý chi phí phát sinh: mọi thay đổi phạm vi công việc phải có văn bản xác nhận kèm khối lượng tăng – giảm, ký trước khi thi công phần đó. Lập báo cáo đánh giá và đề xuất hướng xử lý.
- Đối chiếu định kỳ với kế hoạch chi phí và cảnh báo sớm khi có khả năng vượt kế hoạch.
Giai đoạn 4: Kết thúc xây dựng
- Quyết toán hợp đồng xây dựng theo Nghị định 210/2026/NĐ-CP — xác định tổng giá trị cuối cùng bên giao thầu phải thanh toán cho bên nhận thầu. Với hợp đồng trọn gói, giá hợp đồng không thay đổi trừ trường hợp bất khả kháng hoặc thay đổi phạm vi công việc.
- Quy đổi vốn đầu tư về mặt bằng giá tại thời điểm bàn giao, áp dụng với dự án có thời gian thi công trên 2 năm.
- Lập báo cáo quyết toán vốn đầu tư theo Nghị định 193/2026/NĐ-CP, trình người quyết định đầu tư phê duyệt.
Những thay đổi ảnh hưởng trực tiếp tới công việc hằng ngày
Được vận dụng và điều chỉnh định mức khi hệ thống chưa có
Trước đây, gặp công tác mà định mức chưa có là bế tắc. Nghị định 206/2026 cho phép vận dụng, tính toán và điều chỉnh định mức căn cứ công nghệ thi công dự kiến, thay vì phải chờ ban hành định mức mới. Phương pháp xác định định mức mới và điều chỉnh định mức nằm tại Phụ lục I Thông tư 37/2026/TT-BXD.
Mở rộng nguồn dữ liệu giá nhân công và giá ca máy
Không còn phụ thuộc gần như hoàn toàn vào công bố giá địa phương. Nay được lấy từ cơ sở dữ liệu quốc gia, công bố giá địa phương, báo giá nhà cung cấp và dữ liệu công trình tương tự — giúp bám sát thị trường hơn.
Chủ đầu tư được tự điều chỉnh cơ cấu các khoản mục chi phí
Bao gồm cả chi phí dự phòng, mà không phải làm thủ tục điều chỉnh tổng mức đầu tư, miễn không vượt tổng mức đã phê duyệt. Đây là bước phân cấp mạnh, rút ngắn đáng kể thời gian xử lý điều chỉnh trong quá trình thực hiện.
Hồ sơ đang làm dở xử lý thế nào
Theo Điều 36 Nghị định 206/2026/NĐ-CP:
- Dự án đã phê duyệt trước 01/7/2026: không phải phê duyệt lại tổng mức đầu tư; công việc quản lý chi phí chưa thực hiện thì theo quy định mới.
- Dự toán đã phê duyệt trước 01/7/2026: không phải phê duyệt lại; các bước tiếp theo áp dụng quy định mới.
- Đang trong quá trình thẩm định: xử lý theo Nghị định 206/2026.
- Gói thầu và dự án PPP đã ký hợp đồng: tiếp tục thực hiện theo hợp đồng đã ký.
- Định mức và giá xây dựng đã công bố trước 01/7/2026: vẫn được áp dụng cho tới khi được cập nhật hoặc thay thế.
Nguyên tắc tóm gọn: việc đã xong thì không làm lại, việc chưa làm thì theo luật mới, hợp đồng đã ký thì theo hợp đồng.
Bốn bước quản lý chi phí hiệu quả trong thực tế
Bên cạnh quy trình theo quy định, ở góc độ điều hành dự án, công tác quản lý chi phí có thể quy về bốn bước:
- Lập kế hoạch chi phí. Xác định ngân sách theo quy mô, yêu cầu kỹ thuật và tiến độ; phân bổ chi phí cho từng hạng mục; xây dựng lịch giải ngân và các chỉ tiêu kiểm soát.
- Lập và rà soát dự toán. Mọi hạng mục và khối lượng phải mô tả rõ ràng, tra ngược được về thiết kế — đây là đường cơ sở để so sánh về sau.
- Giám sát và kiểm soát. Theo dõi chi phí thực tế, so sánh với đường cơ sở, báo cáo định kỳ, kiểm soát chặt các khoản lớn và các đầu việc dễ phát sinh.
- Điều chỉnh và báo cáo. Khi có thay đổi thiết kế hoặc biến động giá, điều chỉnh kế hoạch và báo cáo minh bạch cho các bên liên quan.
Ứng dụng công nghệ trong quản lý chi phí
Phần mềm hỗ trợ quản lý chi phí giúp theo dõi chi phí theo thời gian thực, tự động đối chiếu với ngân sách, phát hiện khoản chi vượt mức, tạo báo cáo tổng hợp định kỳ và cảnh báo sớm khi có nguy cơ vượt kế hoạch.
Riêng ở khâu đầu vào — bóc tách khối lượng — vai trò của công cụ càng quan trọng hơn sau 01/7/2026. Khi phương pháp đo bóc chuyển sang vai trò tài liệu hướng dẫn thay vì phụ lục của một thông tư, thứ bảo vệ được con số của bạn là một bảng bóc tách minh bạch: mỗi dòng gắn với một cấu kiện cụ thể, có kích thước, hệ số và ghi chú giả thiết đi kèm.
Bóc khối lượng tra ngược được về bản vẽ
QS Crystal liên kết khối lượng trực tiếp với cấu kiện trên bản vẽ — thiết kế thay đổi thì khối lượng cập nhật theo, và mọi con số đều truy được về nguồn gốc.
Kết luận
Quản lý chi phí đầu tư xây dựng là một chuỗi liên tục từ sơ bộ tổng mức đầu tư đến quyết toán, trong đó mỗi bước lấy sản phẩm của bước trước làm đường cơ sở. Từ 01/7/2026, chuỗi này vẫn giữ nguyên logic nhưng căn cứ pháp lý đã thay hoàn toàn, và được tách sang ba nghị định cho ba giai đoạn khác nhau.
Ba việc nên làm ngay: rà lại phần căn cứ pháp lý trong các biểu mẫu dự toán đang dùng; kiểm tra bộ định mức trong phần mềm đã cập nhật theo bản thay thế của Công văn 9947/BXD-VPB chưa; và bổ sung mục quy ước đo bóc vào hồ sơ mời thầu cùng hợp đồng.
Xem thêm: Văn bản quản lý chi phí xây dựng mới từ 01/7/2026 — bảng đối chiếu đầy đủ và điều khoản chuyển tiếp.
Cập nhật ngày 21/8/2026. Căn cứ: Luật Xây dựng số 135/2025/QH15; Nghị định 206/2026/NĐ-CP, Nghị định 210/2026/NĐ-CP, Nghị định 193/2026/NĐ-CP; Thông tư 36/2026/TT-BXD, Thông tư 37/2026/TT-BXD, Thông tư 38/2026/TT-BXD; Quyết định 1040/QĐ-BXD, Quyết định 1041/QĐ-BXD; Công văn 9947/BXD-VPB ngày 29/6/2026. Vui lòng đối chiếu bản gốc tại Công báo Chính phủ trước khi sử dụng làm căn cứ hồ sơ.
