Hướng dẫn sử dụng QS Crystal: từ mở bản vẽ tới xuất hồ sơ dự toán

Phần lớn người mới cài QS Crystal đều mắc cùng một lỗi: mở phần mềm ra, kéo bản vẽ vào và bắt đầu đo ngay. Đo được vài trăm phép thì nhận ra cây nhóm đo dựng sai, bảng tính không gắn được định mức, và phải làm lại từ đầu. Bài này đi theo đúng trình tự mà phần mềm được thiết kế để chạy, từ lúc tạo công trình cho tới lúc in hồ sơ, kèm những chỗ người dùng lâu năm hay bỏ qua.

Điểm cần nắm trước tiên: QS Crystal không phải phần mềm đo, cũng không phải phần mềm dự toán. Nó là cả hai, nối liền nhau trong một file. Bạn đo trên bản vẽ, khối lượng chảy thẳng sang bảng tính, bảng tính gắn định mức và đơn giá rồi in ra hồ sơ. Không có bước xuất Excel ở giữa, cũng không có bước gõ lại số.

Trình tự làm việc: nhìn toàn cảnh trước khi bấm chuột

Nhà sản xuất chia công việc thành ba luồng, ứng với ba giai đoạn của một công trình. Bạn nên xác định mình đang ở luồng nào trước khi tạo file.

• Luồng lập dự toán — chạy đủ sáu bước: tạo công trình, đưa bản vẽ vào, bóc tách, đổ sang bảng tính, gắn định mức và đơn giá, xuất báo cáo.
• Luồng điều chỉnh — bản vẽ đã có hồ sơ cũ, giờ ra phiên bản mới. Bốn bước: cập nhật bản vẽ, đo lại phần thay đổi, kiểm tra chênh lệch, xuất báo cáo so sánh.
• Luồng thanh quyết toán — bóc theo khối lượng thực tế thi công, đối chiếu với khối lượng hợp đồng, lập bảng chênh lệch, xuất hồ sơ.

Ba luồng dùng chung một file dự án. Đây là lý do nên đặt tên nhóm đo tử tế ngay từ đầu: file bạn lập lúc đấu thầu chính là file bạn mở lại lúc quyết toán, có khi hai năm sau.

Bước 1. Tạo công trình và hiểu cấu trúc thư mục

Khi tạo một công trình mới, QS Crystal không tạo ra một file đơn lẻ mà tạo cả một thư mục. Bên trong có file dự án đuôi .qsx và các thư mục con: Drawings chứa bản vẽ, Libs chứa thư viện, Reports chứa mẫu báo cáo, cùng Log và Temp.

Hệ quả thực tế của cấu trúc này rất quan trọng: muốn gửi công trình cho người khác, bạn phải gửi cả thư mục, không phải mỗi file .qsx. Cách an toàn là dùng Công trình > Lưu thành, hoặc Công trình > Mở thư mục công trình rồi nén toàn bộ.

Cũng nên vào phần cấu hình ngay lần đầu chạy. Ở đó bạn đặt ngôn ngữ giao diện (có cả tiếng Việt và tiếng Anh — hữu ích khi làm hồ sơ cho chủ đầu tư nước ngoài), chọn giao diện sáng hay tối, và quan trọng nhất là bật Backup tự động theo số phút. Lưu ý chế độ backup chỉ tạo bản dự phòng phòng khi mất điện, nó không thay cho việc bấm Ctrl+S. Nếu muốn phần mềm tự lưu sau mỗi thao tác thì bật riêng chế độ Save tự động.

Trong cấu hình còn có mục bộ xử lý đồ họa, chọn OpenGL hoặc DirectX. Nếu máy mở bản vẽ chậm bất thường, đổi sang lựa chọn còn lại thường xử lý được ngay.

Với hồ sơ có giá, bạn có thể đặt mật khẩu bảo vệ dự án và chọn thêm mã hóa file. Nhà thầu làm hồ sơ chào giá nên dùng tính năng này.

Bước 2. Đưa bản vẽ vào và căn tỷ lệ

QS Crystal đọc được gần như mọi thứ bạn nhận từ đơn vị thiết kế: .PDF, .DWG, .DXF, .DGN, .BMP, .JPEG, .PNG, .JPG. Kéo thả thẳng vào khu vực bản vẽ, hoặc chọn Bản vẽ > Thêm bản vẽ. Thêm được nhiều file một lúc.

Có một chi tiết ngầm mà ít người để ý: phần mềm copy bản vẽ vào thư mục Drawings của dự án chứ không đọc trực tiếp file gốc. Nhờ vậy bạn đổi tên hay chuyển chỗ file gốc thì dự án vẫn chạy bình thường. Nhưng nó cũng có mặt trái — nếu bản vẽ CAD có tham chiếu ngoài (Xref), bạn phải copy các file Xref vào cùng thư mục đó, nếu không sẽ thấy bản vẽ bị thiếu nét.

Nên sắp xếp bản vẽ theo thư mục ngay từ đầu: Kết cấu, Kiến trúc, Hoàn thiện, MEP, Hạ tầng. Một công trình dân dụng cỡ vừa dễ có vài chục bản vẽ, để lẫn lộn thì đến giữa chừng không tìm nổi.

Căn tỷ lệ

Đây là bước quyết định toàn bộ độ chính xác về sau. Bạn căn theo trục X và trục Y bằng cách chỉ vào hai điểm đã biết khoảng cách thật trên bản vẽ, thường là một đường trục hoặc một kích thước ghi sẵn. Nếu căn sai có thể reset căn chỉnh để làm lại.

Mẹo kiểm tra nhanh: sau khi căn xong, dùng công cụ đo khoảng cách bấm vào hai điểm khác đã biết kích thước. Nếu con số khớp thì yên tâm bóc tiếp. Mất mười giây và tránh được cả buổi làm lại.

Khi một bản vẽ có nhiều tỷ lệ

Rất hay gặp: một tờ A1 có mặt bằng tỷ lệ 1/100 và chi tiết tỷ lệ 1/20 nằm cạnh nhau. Có hai cách xử lý. Cách thứ nhất là thêm cùng bản vẽ đó vào dự án nhiều lần, mỗi lần căn một tỷ lệ khác nhau. Cách thứ hai gọn hơn là dùng chức năng Vùng căn chỉnh, khoanh vùng nào thì vùng đó ăn theo tỷ lệ riêng của nó.

Làm nhẹ bản vẽ để đo cho nhanh

Phần mềm cho bật tắt riêng từng thành phần của bản vẽ: ảnh, hatch, văn bản và từng layer. Tắt bớt hatch và ảnh làm bản vẽ nhẹ đi thấy rõ mà không ảnh hưởng gì tới việc đo. Có thể bấm thẳng vào một nét trên bản vẽ để tắt cả layer chứa nét đó.

Bước 3. Bóc tách: nhóm đo và phép đo

Đây là phần chiếm nhiều thời gian nhất, và cũng là phần QS Crystal khác biệt nhất so với cách làm bằng tay.

Cấu trúc gồm hai cấp. Nhóm đo tương ứng với một đầu việc — ví dụ “Bê tông móng M1”, “Trát tường trong”. Phép đo là từng nét bạn vẽ trên bản vẽ và được cộng vào nhóm đo đó. Một nhóm đo chứa được hàng trăm phép đo nằm rải rác trên nhiều bản vẽ, kết quả vẫn cộng về một chỗ.

Năm kiểu đo

• Đo diện tích — sàn, mái, trát, ốp lát, sơn.
• Đo chiều dài — dầm, phào chỉ, đường ống, chân tường.
• Đếm số lượng — cửa, thiết bị vệ sinh, đèn, ổ cắm.
• Đo thể tích — khai báo thêm chiều cao là ra khối tích.
• Đo diện tích tường — kiểu đo riêng cho tường, khai báo chiều cao tường rồi vẽ theo trục là ra diện tích hai mặt.

Sau mỗi phép đo, phần mềm mở luôn hộp thuộc tính để bạn sửa ngay chiều cao, chiều rộng, hệ số nhân. Nếu thấy vướng thì tắt hộp này đi trong menu Bóc tách.

Tính cộng và tính trừ

Đây là cơ chế xử lý cửa, ô thoáng, lỗ kỹ thuật. Bạn đo cả mảng tường ở chế độ Tính cộng, rồi chuyển sang Tính trừ và khoanh các ô cửa. Phần mềm tự trừ. Chế độ Cả hai hiển thị đồng thời cả nét cộng và nét trừ để bạn kiểm tra.

Nếu lỡ vẽ nhầm chế độ, không cần xóa đi vẽ lại: bấm chuột phải vào phép đo và chọn chuyển sang tính cộng hoặc tính trừ.

Kiểu đường, kiểu điểm và đường cong

Hai chế độ vẽ chuyển đổi qua lại được. Kiểu điểm cho phép thêm điểm và sửa từng góc của hình. Kiểu đường cho phép sửa từng cạnh. Vẽ sai một cạnh thì bấm chuột phải vào phép đo, chọn Mở cạnh rồi kéo lại — không phải vẽ lại cả hình.

Với hình cong, giữ phím tắt tương ứng trong lúc vẽ để chuyển sang đường cong hoặc đường khép kín. Hai chức năng hỗ trợ nữa nên bật: Bắt gần nhất để nét vẽ tự dính vào điểm hoặc đường gần nhất, và Bắt góc để hai đường liên tiếp luôn tạo góc bội số 15 độ. Với bản vẽ vuông vắn, hai chức năng này làm tốc độ đo nhanh lên đáng kể.

Ctrl+Z quay lại nét vẽ gần nhất, giống mọi phần mềm khác.

Mở rộng phép đo

Chức năng Offset cho phép lấy một phép đo đã có rồi nở ra hoặc co vào một khoảng. Dùng cho lớp vữa bao quanh cấu kiện, lớp bê tông lót rộng hơn đáy móng, hoặc lề đường chạy song song tim đường. Đo một lần, dùng lại nhiều lần.

Đếm số lượng và đếm tự động

Với đếm thủ công, bạn bấm lần lượt vào từng đối tượng, phần mềm đánh dấu và đếm. Với bản vẽ CAD có block, chức năng Đếm Block tự nhận diện và đếm toàn bộ block cùng loại trong một lần. Một bản vẽ điện vài trăm ổ cắm đếm xong trong vài giây.

Bước 4. Ba công cụ chống sai sót ít người dùng

Đây là nhóm chức năng giá trị nhất của phần mềm, và cũng là nhóm bị bỏ qua nhiều nhất.

Kiểm tra trùng

Bật chức năng này, phần mềm rà toàn bộ phép đo và tô màu cam những chỗ bị đo chồng lên nhau. Đo trùng là lỗi tốn tiền phổ biến nhất trong nghề, và là lỗi mà mắt người gần như không tự phát hiện được trên một bản vẽ dày đặc.

Liên quan: nếu bạn thấy nét vẽ hiện màu vàng, đó là dấu hiệu hai nét đang trùng lên nhau.

Định vị nhóm đo

Bấm F9 trên một phép đo bất kỳ, phần mềm sẽ mở đúng bản vẽ chứa nó và zoom tới đúng vị trí. Nghe đơn giản nhưng khi phải giải trình một con số trước chủ đầu tư, đây là chức năng bạn dùng nhiều nhất.

Khóa nhóm đo

Những phần đã bóc xong và đã được duyệt thì khóa lại. Tránh trường hợp sửa một chỗ khác rồi vô tình kéo lệch một nét đã chốt.

Bước 5. Chuyển khối lượng sang bảng tính

Bảng tính trong QS Crystal làm việc như Excel: gõ công thức SUM, IF, VLOOKUP đều chạy, định dạng ô, trộn ô, thêm comment đều có. Nhưng nó khác Excel ở hai điểm quyết định.

Hai kiểu bảng tính

Khi tạo bảng tính mới bạn chọn một trong hai cấu trúc:

• Bảng tính Quốc tế — cột khối lượng và cột đơn giá. Dùng cho hồ sơ theo chuẩn quốc tế, BOQ của chủ đầu tư nước ngoài.
• Bảng tính Việt Nam — tách riêng đơn giá vật liệu, nhân công và máy thi công. Đây là cấu trúc dùng cho dự toán theo định mức nhà nước, có sẵn cả chế độ tính phần trăm vật tư khác.

Hai kiểu này dùng hai bộ mẫu báo cáo khác nhau và không dùng chung được, nên cân nhắc kỹ ngay từ đầu.

Bảng tính nhiều tầng

Đây là điểm mạnh lớn nhất và cũng là thứ khó hình dung nhất với người quen Excel. Bất kỳ ô nào trong bảng tính cũng có thể mở xuống một bảng tính con. Ô nào đã có tầng dưới thì hiện màu xanh.

Nghĩa là thay vì một file Excel bốn mươi sheet nối nhau bằng hàng trăm công thức liên kết mà không ai dò nổi, bạn có một bảng tổng hợp gọn gàng, bấm vào dòng nào thì mở ra chi tiết của dòng đó, bấm tiếp lại mở ra chi tiết sâu hơn. Số cấp không giới hạn.

Cần một tầng nào đó thành file độc lập để tính riêng? Bấm chuột phải, chọn xuất level hiện tại thành bảng tính mới.

Liên kết hai chiều — phần quan trọng nhất của bài này

Khi bạn kéo nhóm đo sang bảng tính, con số khối lượng hiện ra màu đỏ. Màu đỏ có nghĩa là con số đó vẫn còn nối với bản vẽ. Bấm đúp vào nó, phần mềm mở đúng bản vẽ và zoom tới đúng nét đo đã tạo ra con số ấy.

Chiều ngược lại cũng đúng: sửa nét đo trên bản vẽ thì con số trong bảng tính tự cập nhật. Đây là thứ mà không cách làm bằng Excel nào mô phỏng được, và là lý do chính khiến việc rà soát hồ sơ nhanh hơn hẳn.

Nếu muốn con số trong bảng tính đứng yên không ăn theo bản vẽ nữa, tắt chức năng kéo thả tự động trong menu bảng tính.

Nối hai bảng tính với nhau

Muốn lấy tổng của bảng tính Kết cấu sang bảng tính tổng hợp, bạn không gõ công thức tham chiếu như Excel. Bấm chuột phải vào ô nguồn, chọn Copy Link đến ô này, rồi dán sang ô đích. Cách làm này được thiết kế có chủ đích để tránh lỗi tham chiếu vòng — một lỗi kinh điển khi nối nhiều file Excel với nhau.

Qua lại với Excel

Dữ liệu tương thích hoàn toàn với Excel, copy paste hai chiều đều được, và xuất được cả trang bằng Xuất Excel > Xuất trang hiện tại thành Excel. Một lưu ý thực tế: vì Excel chỉ hỗ trợ bảng phẳng nên bảng tính nhiều tầng khi xuất ra sẽ mất cấu trúc tầng. Nếu hồ sơ bắt buộc nộp bằng Excel, hãy thiết kế bảng tính phẳng ngay từ đầu.

Bước 6. Gắn định mức và đơn giá

Sau khi có khối lượng, phần còn lại là áp giá, quản lý bằng hệ thống thư viện. Thư viện định mức chứa các bộ định mức nhà nước. Thư viện đơn giá chứa bộ giá của bạn, và điểm hay là nó nạp được thẳng từ file Excel báo giá của nhà cung cấp hay thầu phụ — bạn không phải gõ lại bảng giá của ai cả.

Khi gõ vào ô Mã trong bảng tính, phần mềm tự gợi ý mã từ thư viện tương ứng.

Mức độ ưu tiên

Khi bạn dùng nhiều thư viện cùng lúc và một mã xuất hiện ở nhiều nơi, phần mềm cần biết lấy theo bộ nào. Đó là việc của chức năng mức độ ưu tiên: xếp thứ tự các thư viện, bộ nào xếp trên thì thắng. Nếu dự toán của bạn ra giá lạ, đây là chỗ đầu tiên nên kiểm tra.

Kiểm tra tham chiếu trước khi in

Hai chức năng nên chạy trước mỗi lần xuất hồ sơ: kiểm tra tham chiếu nhóm đo để bắt những nhóm đo chưa gắn mã, và kiểm tra tham chiếu thư viện để bắt những mã trong bảng tính không tìm thấy trong thư viện. Hai lần bấm chuột, đổi lại là không ký nhầm một bộ hồ sơ thiếu đầu việc.

Phân tích vật tư và phân tích nhà thầu

Từ bảng dự toán, phần mềm tổng hợp ngược ra tổng khối lượng từng loại vật tư của cả công trình — dùng để đặt hàng, để so với bảng chào giá của nhà cung cấp. Phân tích nhà thầu thì bóc khối lượng theo từng nhà thầu phụ, dùng khi giao khoán từng hạng mục.

Cập nhật thư viện giá

Giá vật liệu thay đổi thì bạn không phải sửa từng dòng. Chức năng cập nhật thư viện giá cho phép đổi giá hàng loạt cho cả bộ dự toán. Với hồ sơ phải chào lại nhiều lần theo biến động thị trường, đây là chức năng tiết kiệm thời gian nhất.

Bước 7. Xuất báo cáo

Mẫu báo cáo đi theo kiểu bảng tính: mẫu đuôi .repxa dùng cho bảng tính Quốc tế, mẫu đuôi .repxb dùng cho bảng tính Việt Nam. Hai loại không thay thế cho nhau được.

Bộ mẫu có sẵn tải từ trang chủ nhà sản xuất. Nếu công ty bạn có mẫu hồ sơ riêng, phần mềm có trình thiết kế báo cáo đầy đủ. Các tham số như tên công ty, tên chủ đầu tư, tên dự án, logo, người lập được truyền tự động vào mẫu, nên làm một lần là dùng mãi. Mẫu mới còn có thể kế thừa từ mẫu cũ thay vì dựng lại từ trang trắng.

Xuất ra được PDF, Word, Excel, HTML, RTF, CSV, TXT và cả ảnh.

Khi bản vẽ ra phiên bản mới

Đây là tình huống tốn nhiều giờ nhất của nghề, và là chỗ phần mềm trả lại giá trị rõ nhất.

Bấm chuột phải vào bản vẽ cũ, chọn cập nhật bản vẽ và trỏ tới file mới. Phần mềm tự mang toàn bộ nét đo cũ sang bản vẽ mới, mọi đường liên kết sang bảng tính cập nhật theo. Việc còn lại của bạn chỉ là rà những chỗ thiết kế thực sự thay đổi và sửa riêng phần đó.

So sánh với cách làm cũ — bóc lại từ đầu hoặc dò bằng mắt hai bản vẽ — thì một lần revision từ chỗ mất hai ngày xuống còn nửa buổi.

Làm việc nhóm: hợp và tách công trình

Nhiều người cùng bóc một công trình thì chia theo hạng mục, mỗi người một file, xong ghép lại bằng chức năng Công trình > Hợp / Tách công trình.

Có hai kiểu ghép. Hợp phân biệt giữ nguyên bản vẽ, nhóm đo, bảng tính và báo cáo của từng file thành các phần riêng biệt. Hợp các đối tượng trùng tên hoặc trùng ID thì những thứ giống nhau chỉ giữ lại một bản — đây là kiểu dùng nhiều nhất, vì thường mỗi người làm một phần nhưng dùng chung bộ bản vẽ. Các file thành phần vẫn còn nguyên sau khi ghép, nên ghép thử thoải mái, không sợ hỏng bản của ai.

Ba cách dùng nâng cao đáng học

Công thức tính kết quả

Đây là tính năng khiến QS Crystal khác hẳn một phần mềm đo đơn thuần, và cũng là tính năng ít người biết nhất. Bạn tự viết công thức để phần mềm tính và đặt tên phép đo theo ý mình, dùng được các hàm quen thuộc như Iif, And, Or, Round, Roundup, cùng các hàm lấy kích thước cạnh của chính hình vừa vẽ.

Ví dụ dễ hiểu nhất: bạn khai một công thức lấy chiều dài cạnh thứ nhất và cạnh thứ hai rồi nối lại. Từ đó về sau, cứ khoanh một ô cửa là phần mềm tự đặt tên phép đo thành “1200×2200” mà bạn không phải gõ gì. Với thống kê cửa hay thống kê cấu kiện, cách này tiết kiệm hàng giờ.

Đây cũng chính là cách đo bóc thép: bạn khai công thức chuyển chiều dài và đường kính thành trọng lượng, phần mềm tính phần còn lại.

Nhập nhóm đo từ Excel

Rào cản lớn nhất khi chuyển từ Excel sang phần mềm là cảm giác phải dựng lại toàn bộ cây công việc từ đầu. Không cần. Bạn dựng danh mục đầu việc trong Excel như vẫn làm, rồi nhập thẳng vào phần mềm thành cây nhóm đo. Chiều ngược lại cũng có: xuất danh sách nhóm đo ra Excel.

Chia tầng, chia zone

File CAD gộp mặt bằng nhiều tầng trên cùng một bản vẽ là chuyện thường gặp. Cách xử lý gọn nhất: bóc toàn bộ khối lượng một lượt, rồi copy toàn bộ nhóm đo vào thư mục “Tầng 1”, chọn toàn bộ phép đo trong thư mục đó và dùng chức năng Chọn theo vùng khoanh lấy phạm vi tầng 1. Mọi phép đo nằm ngoài vùng đó bị loại khỏi thư mục. Lặp lại cho các tầng còn lại.

Cách này cho ra khối lượng phân tầng chính xác mà chỉ phải đo một lần.

Xử lý sự cố hay gặp

• Bản vẽ load chậm, giật. Theo thứ tự: đổi bộ xử lý đồ họa trong cấu hình, tắt layer hatch bị lỗi, tắt load ảnh, và với bản vẽ CAD đời cũ thì mở bằng AutoCAD 2013 trở lên rồi save lại.
• Thiếu nét, thiếu Xref. Copy các file Xref vào thư mục Drawings của dự án.
• PDF dạng vector load rất lâu. Bấm chuột phải vào bản vẽ và chọn load theo chế độ Raster. Chế độ vector cho phép nhận diện đường và điểm, nhưng với file thiết kế không chuẩn thì rất chậm.
• Đo diện tích mà không khép được hình. Hai đường trên bản vẽ không thực sự nối nhau, còn hở một khoảng rất nhỏ. Zoom sát vào sẽ thấy.
• Phép đo không hiện trên bản vẽ. Kiểm tra chức năng hiện phép đo đã bật chưa, và chế độ đang để là Cả hai chứ không phải chỉ Tính trừ.
• Muốn đổi thứ tự cột bảng tính. Không nên. Đổi thứ tự cột sẽ làm các chức năng phân tích và xuất báo cáo chạy sai. Nếu chỉ cần đổi chữ hiển thị trên đầu cột thì dùng chức năng đổi tên cột bổ sung.

Những thói quen nên có ngay từ dự án đầu tiên

• Đặt tên nhóm đo theo đúng danh mục đầu việc của hồ sơ, không đặt tên tạm. File này bạn sẽ mở lại lúc quyết toán.
• Căn tỷ lệ xong thì kiểm tra chéo bằng một kích thước khác.
• Chạy kiểm tra trùng trước mỗi lần chốt một hạng mục.
• Chạy kiểm tra tham chiếu trước mỗi lần in hồ sơ.
• Khóa nhóm đo đã duyệt.
• Gửi công trình cho người khác thì gửi cả thư mục, hoặc dùng Lưu thành.

Bắt đầu từ đâu

Nếu bạn chưa cài phần mềm, xem hướng dẫn cài đặt rồi đăng ký dùng thử 30 ngày. Bản dùng thử đầy đủ tính năng như bản chính thức, không giới hạn số dự án, nên bạn hoàn toàn có thể lấy một công trình thật đang làm dở ra chạy thử.

Lộ trình gợi ý cho tuần đầu: bắt đầu bằng một hạng mục nhỏ và quen thuộc, sau đó tập trung vào bảng tính và liên kết hai chiều, rồi dựng thư viện đơn giá của riêng bạn, cuối cùng làm trọn vẹn một hồ sơ từ bản vẽ tới báo cáo in ra.

Nếu muốn hiểu bức tranh lớn hơn về nghề trước khi đi vào thao tác, đọc bài bóc tách khối lượng là gì. Còn nếu bạn đang cân nhắc mua cho cả phòng, xem bảng giá hoặc liên hệ để được tư vấn cấu hình phù hợp.

Phần mềm còn có hệ thống hỗ trợ trực tuyến ngay trong giao diện làm việc, bấm nút Hỗ trợ trực tuyến ở góc dưới là nhắn được với đội kỹ thuật bằng tiếng Việt. Khách dùng thử cũng được hỗ trợ như khách đã mua, nên đừng ngại hỏi trong lúc chạy thử.