Hướng dẫn tra định mức xây dựng online: từ mã hiệu đến bảng tổng hợp vật tư

Từ ngày 01/7/2026, Thông tư 38/2026/TT-BXD thay thế Thông tư 12/2021/TT-BXD. Trên bàn làm việc của người làm dự toán bây giờ có hai bộ định mức cùng tồn tại: bộ mới cho dự án mới, bộ cũ cho những dự án đã phê duyệt trước mốc đó. Tra nhầm bộ là sai cả bảng khối lượng, mà nhìn vào mã hiệu thì hai bộ giống nhau đến mức khó phân biệt. Bài này hướng dẫn dùng công cụ Tra định mức online của Trường Tạo — tra cả hai bộ trên cùng một màn hình, gộp nhiều công tác, ra bảng tổng hợp vật tư và xuất file — kèm phần so sánh thẳng thắn với những cách tra định mức đang phổ biến hiện nay.

Công cụ này làm gì, và cố tình không làm gì

Nói trước cho rõ để bạn không mất thời gian: đây là công cụ tra cứu định mức, không phải phần mềm lập dự toán. Nó cho bạn hao phí vật liệu, nhân công và máy thi công của từng mã hiệu theo đúng văn bản, cộng dồn được nhiều công tác, và xuất ra file để bạn đưa vào hồ sơ. Nó không có đơn giá, không có thành tiền, không có chiết tính, không lập bảng giá ca máy. Ba việc đó thuộc về phần mềm dự toán, và công cụ này không định thay thế chúng.

Cũng cần nói rõ giới hạn: mỗi lần chỉ gộp được tối đa 10 đầu việc. Giới hạn ấy có chủ đích — đây là chỗ tra nhanh khi đang họp, đang ngoài công trường, đang cần đối chiếu một con số; một hồ sơ dự toán thật thì không ai gõ tay mười đầu việc một lượt.

Bước 1 — Chọn đúng bộ định mức trước khi tra bất cứ thứ gì

Hai thẻ nằm trên cùng màn hình, trước cả ô tìm kiếm, vì đây là lựa chọn quyết định mọi con số bên dưới. Thẻ TT 38/2026 được chọn sẵn và có nhãn xanh «Đang hiệu lực»; thẻ TT 12/2021 mang nhãn xám «Đã được thay thế». Số công tác của mỗi bộ hiển thị ngay trên thẻ — hiện là 12.237 công tác ở bộ TT 38 và 14.311 công tác ở bộ TT 12 — và con số này đếm trực tiếp từ cơ sở dữ liệu chứ không ghi cứng, nên nếu dữ liệu nạp thiếu bạn sẽ nhìn thấy ngay.

Nguyên tắc chọn bộ rất đơn giản, và nên coi là bắt buộc:

• Dự án phê duyệt từ 01/7/2026 trở đi — dùng TT 38/2026/TT-BXD.
• Dự án đã phê duyệt trước mốc đó — dùng TT 12/2021/TT-BXD, kể cả khi hôm nay bạn mới làm điều chỉnh, phát sinh hay quyết toán.
• Không chắc — hỏi lại quyết định phê duyệt dự toán, đừng đoán theo ngày thi công.

Khi bạn mở một mã thuộc bộ cũ, công cụ không im lặng. Nó hiện dải cảnh báo màu cam nói thẳng rằng bộ này đã được thay thế, nhắc mốc 01/7/2026, và — đây là chỗ hữu ích nhất — kiểm tra xem bộ TT 38 có mã hiệu tương ứng không rồi đặt sẵn liên kết để bạn nhảy sang đối chiếu hao phí. Nếu mã đó đã bị bỏ hoặc đổi số hiệu ở bộ mới, nó cũng nói luôn là không tìm thấy.

Bước 2 — Ba cách tìm đến công tác cần tra

Cách 1: gõ mã hiệu, gõ kiểu gì cũng ra

Đây là chỗ được đầu tư nhiều nhất và cũng là điểm khác biệt dễ cảm nhận nhất. Người làm nghề gõ mã hiệu mỗi ngày hàng trăm lần, và trong đời thực không ai gõ chuẩn: quên dấu chấm, gõ hoa gõ thường lẫn lộn, đang bật bàn phím tiếng Việt nên af biến thành à, thừa một dấu cách, dùng gạch ngang thay dấu chấm. Ô tìm kiếm chuẩn hoá chuỗi bạn gõ trước khi tra, nên tất cả những cách gõ ấy đều dẫn về cùng một nhóm mã.

Trường hợp à11113 đáng nói riêng. Khi bạn đang bật Unikey kiểu Telex, gõ af thì hệ điều hành tự ghép thành à trước khi ký tự kịp đến ô tìm kiếm — bạn gõ đúng mà máy nhận sai. Công cụ dịch ngược phép ghép dấu ấy: à trả về af, ă về aw, đ về dd, và tương tự cho các nguyên âm có dấu khác. Bạn không phải tắt bộ gõ nữa.

Gợi ý hiện ngay khi đang gõ, tối đa 8 dòng, mỗi dòng kèm tên công tác và đơn vị tính — đủ để phân biệt AF.11112 với AF.11113 mà không phải mở từng cái ra xem.

Cách 2: gõ tên công tác bằng tiếng Việt

Gõ «bê tông lót móng», «xây tường gạch chỉ», «trát tường ngoài» đều được, có dấu hay không dấu đều được. Khi tìm theo tên, số kết quả thường lớn — «xây tường gạch» cho hơn một nghìn công tác — nên hãy dùng thêm dải lọc theo phần ngay dưới ô tìm: Khảo sát, Lắp đặt, Lắp đặt thiết bị – công nghệ, Sửa chữa, Thí nghiệm, Xây dựng.

Cách 3: duyệt theo chương

Khi chưa biết mã và cũng chưa biết gọi tên công tác thế nào, cột trái liệt kê toàn bộ 52 chương, mỗi chương có mã hai chữ cái, tên tiếng Việt đầy đủ và số công tác bên trong. Tên chương được đọc ra từ chính phụ lục thông tư chứ không suy theo thứ tự bảng chữ cái — một chi tiết nhỏ nhưng quan trọng, vì dãy mã chương không liền mạch: không có chương SC và SD, cũng không có chương AJ. Ai suy theo bảng chữ cái sẽ gán nhầm tên cho một loạt chương.

Đọc bảng hao phí của một công tác

Có bốn thứ trên trang này đáng để ý:

• Dải xác nhận hiệu lực ở trên cùng. Với bộ TT 38 nó xác nhận mã đang có hiệu lực và chỉ sang mã cũ tương ứng bên TT 12 nếu có. Với bộ TT 12 nó là cảnh báo, như đã nói ở trên.
• Đường dẫn phân cấp. «Tra định mức › Xây dựng › AF — Công tác thi công kết cấu bê tông» — bấm vào tên chương là về đúng danh sách công tác của chương đó, không phải tìm lại từ đầu.
• Nhãn «suy diễn». Dòng nào mang nhãn này nghĩa là trị số không in nguyên văn trong bảng định mức mà được suy ra từ bảng cấp phối tương ứng. Ghi chú nguồn ở cuối bảng nói rõ suy từ đâu — ví dụ «bảng cấp phối C324 (PC40/PCB40, độ sụt 2÷4 cm, đá d max 70mm, mác 250) × hệ số vữa 1,025 của TT 38». Bạn kiểm tra lại được, và biết chính xác cần tranh luận với ai về con số nào.
• Khối đổi thông số cấp phối. Với công tác bê tông, năm ô chọn cho phép đổi loại xi măng, độ sụt, cỡ đá d max, mác bê tông và hệ số vữa rồi bấm «Tính lại» — hao phí xi măng, cát, đá, nước được tính lại theo bảng cấp phối bạn chọn. Trên màn hình rộng khối này mở sẵn; trên điện thoại nó gập lại để bảng hao phí không bị đẩy xuống dưới.

Bước 3 — Giỏ công tác: gộp nhiều đầu việc và nhập khối lượng

Đây là chỗ công cụ tách khỏi nhóm «trang tra cứu xem từng mã». Ở mỗi kết quả tìm kiếm và mỗi trang chi tiết đều có nút + Thêm vào giỏ công tác. Thêm xong, vào giỏ, gõ khối lượng cho từng đầu việc.

Vài điều nên biết khi dùng giỏ:

• Khối lượng gõ theo kiểu Việt Nam. «8,4» là tám phẩy bốn. Nếu đơn vị tính là thứ đếm được nguyên chiếc — cái, chiếc, bộ, set, viên, tấm, cây, lần, chai, hộp — ô nhập sẽ báo đỏ khi bạn gõ số lẻ, vì không có nửa cái cửa.
• Giỏ nằm trong trình duyệt của bạn. Đóng trang rồi mở lại vẫn còn. Nó chỉ rời máy bạn khi bạn bấm «Tính bảng tổng hợp vật tư» — lúc đó mã hiệu và khối lượng được gửi lên máy chủ để tính rồi trả kết quả về.
• Nút «Lưu giỏ bằng liên kết» chép một đường dẫn vào bộ nhớ tạm. Gửi đường dẫn ấy cho đồng nghiệp, họ mở ra là có nguyên giỏ của bạn. Liên kết mang theo cả bộ định mức, nên người nhận không thể vô tình xem bằng số của bộ kia.
• Ô «Bung dòng vữa». Đánh dấu ô này thì những dòng ghi «vữa XM mác…» được tách thành xi măng – cát – nước theo bảng cấp phối, thay vì để nguyên một dòng vữa. Hữu ích khi bạn cần tổng hợp vật liệu gốc để đặt hàng.

Bước 4 — Bảng tổng hợp vật tư, nhân công, máy

Bấm «Tính bảng tổng hợp vật tư», công cụ nhân định mức với khối lượng của từng đầu việc rồi cộng dồn theo mã vật tư. Kết quả xếp theo ba nhóm — vật liệu trước, nhân công, rồi máy thi công — và trong mỗi nhóm xếp giảm dần theo trị số, nên thứ chiếm nhiều nhất nằm trên cùng.

Vì sao các dòng «%» không nằm trong bảng này

Định mức có những dòng đơn vị là phần trăm — «Vật liệu khác 5%», «Máy khác 2%». Chúng không phải khối lượng, mà là tỷ lệ tính trên giá trị vật liệu hoặc giá trị máy của riêng công tác đó. Cộng dồn chúng lại là một lỗi âm thầm: con số tổng trông có vẻ hợp lý nhưng không đại diện cho gì cả, và người kiểm tra hồ sơ rất khó phát hiện.

Ngay dưới bảng tổng hợp có hai dòng nhắc: một dòng nói các dòng tính theo phần trăm được để riêng, chi tiết nằm ở sheet thứ nhất của tệp xuất ra; một dòng nữa cảnh báo nếu trong bảng có dòng là số suy diễn, kèm chỉ dẫn xem cột «Nguồn» trong tệp Excel để biết từng dòng suy từ bảng cấp phối nào.

Xuất file để đưa vào hồ sơ

Có ba định dạng: Excel (.xlsx), PDF để in, và Word (.doc) để chèn vào thuyết minh. Tệp Excel có bốn sheet:

• Chi tiết theo công tác — trình bày theo đúng lối phân tích hao phí của phần mềm dự toán: mỗi công tác là một khối, dòng đầu in đậm ghi số thứ tự, mã hiệu, tên và khối lượng; bên dưới là các dòng hao phí thụt vào, chia theo VẬT LIỆU – NHÂN CÔNG – MÁY THI CÔNG, có cột «Định mức» và cột «Khối lượng». Cột cuối là «Ghi chú nguồn», nơi ghi nhãn SUY DIỄN và lời nhắc «Tỷ lệ trên riêng công tác này — không cộng dồn» cho các dòng phần trăm. Đây là sheet bạn đưa cho người thẩm tra đọc, và cũng là sheet đã đặt sẵn khổ in ngang, lặp dòng tiêu đề sang trang sau.
• Tổng hợp vật tư — đúng bảng bạn thấy trên màn hình, cột trị số tên là «Tổng khối lượng». Cuối sheet này là phụ lục liệt kê riêng các dòng tính theo phần trăm, kèm mã hiệu công tác đi kèm.
• Dữ liệu phẳng — một dòng một hao phí, có AutoFilter, dành cho ai muốn tự xoay PivotTable hoặc nối sang bảng giá của mình. Có đủ các cột «Là %», «Suy diễn» và «Ghi chú nguồn» để lọc.
• Ghi chú nguồn — liệt kê các dòng suy diễn và bảng cấp phối tương ứng.

Xin lưu ý tên cột: «Khối lượng hao phí» chứ không phải «thành tiền» — đó là số lượng, không phải tiền. Công cụ không chứa đơn giá nào cả.

Dùng trên điện thoại

Phần lớn các lần tra định mức gấp gáp đều xảy ra khi không ngồi trước máy tính: đang ở công trường, đang trong cuộc họp, đang trên đường. Bản điện thoại được dựng lại riêng cho tình huống đó.

Cụ thể: hai thẻ chọn bộ đặt trên cùng dạng tab; kết quả tìm kiếm hiển thị trước cây chương chứ không bắt cuộn qua sáu chục dòng; bảng hao phí bốn cột được xếp chồng nhưng mỗi ô giữ nhãn của cột nên vẫn đọc được; ô tìm kiếm để cỡ chữ 16px để Safari trên iOS không tự phóng to trang; các nút bấm đủ 44px để ngón tay không bấm nhầm; và thanh giỏ dính ở đáy màn hình để lúc nào cũng biết đang có mấy đầu việc.

So với những cách tra định mức đang phổ biến

Bảng dưới đây so theo bốn nhóm công cụ mà người làm nghề hay dùng, không nêu tên sản phẩm cụ thể. Cột «tuỳ trang» nghĩa là có trang có, có trang không — bạn nên tự kiểm tra với trang mình đang dùng.

Dòng cuối cùng quan trọng không kém những dòng trên. Phần mềm dự toán trên máy làm được nhiều thứ mà công cụ tra cứu này không làm và không định làm: đơn giá địa phương, chiết tính, bảng giá ca máy, hồ sơ dự toán hoàn chỉnh theo mẫu. Nếu việc của bạn là lập hồ sơ, bạn vẫn cần phần mềm dự toán. Công cụ này giải quyết một việc hẹp hơn nhưng lặp lại rất nhiều lần trong ngày: tra nhanh một mã, đối chiếu hai bộ, gộp vài đầu việc để ước lượng vật tư.

Năm điểm đáng chú ý nhất

1. Hai bộ đặt cạnh nhau, có nhãn hiệu lực. Không phải nhớ bộ nào còn dùng được, không phải mở hai tab. Mở nhầm bộ cũ thì công cụ nói ngay, và mở sẵn đường sang bộ mới.
2. Gõ thế nào cũng ra. Xử lý được cả trường hợp quên tắt bộ gõ tiếng Việt — thứ mà người dùng gặp mỗi ngày nhưng hiếm công cụ nào để ý.
3. Minh bạch về nguồn số liệu. Dòng nào in nguyên văn trong thông tư, dòng nào suy ra từ bảng cấp phối, suy bằng bảng nào — đều nói rõ. Đây là thứ giúp bạn bảo vệ được con số khi thẩm tra hỏi.
4. Không cộng dồn dòng phần trăm. Một quyết định kỹ thuật nhỏ nhưng chặn được một loại sai số rất khó phát hiện.
5. Xuất ra đúng lối phân tích hao phí. Sheet chi tiết trình bày theo khối như phần mềm dự toán, không phải bảng dữ liệu thô lặp mã hiệu trên từng dòng.

Khi nào nên chuyển sang công cụ khác

Nếu khối lượng của bạn phải lấy từ bản vẽ chứ không nhập tay, thì gõ số vào giỏ công tác là đang làm ngược. QS Crystal đo trực tiếp trên bản vẽ và cho truy vết ngược — nhấp đúp vào con số ra phép đo, nhấp tiếp ra đúng nét vẽ được tô sáng — nên con số nào cũng chỉ được nguồn gốc. Nếu bạn cần lập hồ sơ dự toán hoàn chỉnh với đơn giá địa phương, hãy dùng phần mềm dự toán. Công cụ tra định mức online nằm ở khoảng giữa: nhanh hơn mở file thông tư, nhẹ hơn mở phần mềm.

Câu hỏi thường gặp

Dùng có mất phí không?

Tra và xem trên màn hình thì miễn phí, không cần đăng ký, không cần đăng nhập. Chỉ khi tải tệp về máy mới cần để lại họ tên, số điện thoại và email.

Số liệu lấy từ đâu?

Từ phụ lục của Thông tư 38/2026/TT-BXD và Thông tư 12/2021/TT-BXD do Bộ Xây dựng ban hành. Mỗi trang chi tiết đều ghi rõ mã hiệu thuộc văn bản nào.

Tôi nên tra bộ nào?

Theo mốc phê duyệt dự toán: từ 01/7/2026 trở đi dùng TT 38/2026; trước mốc đó dùng TT 12/2021, kể cả khi hôm nay mới làm điều chỉnh hay quyết toán.

Nhãn «suy diễn» nghĩa là gì?

Nghĩa là trị số ở dòng đó không in nguyên văn trong bảng định mức, mà được suy ra từ bảng cấp phối tương ứng trong cùng thông tư. Ghi chú nguồn dưới bảng ghi rõ suy từ bảng cấp phối nào, với thông số nào và hệ số nào.

Vì sao chỉ cho gộp 10 đầu việc?

Vì đây là công cụ tra nhanh, không phải phần mềm lập dự toán. Hồ sơ nhiều đầu việc hơn nên làm trên công cụ chuyên dụng, nơi khối lượng lấy thẳng từ bản vẽ và soát ngược được, thay vì gõ tay.

Công cụ có tính ra tiền không?

Không. Không có đơn giá, không có thành tiền. Kết quả chỉ là khối lượng hao phí vật liệu, nhân công và máy thi công.

Dữ liệu tôi nhập có được lưu lại không?

Giỏ công tác lưu trong trình duyệt trên máy bạn. Khi bạn bấm tính bảng tổng hợp, mã hiệu và khối lượng được gửi lên máy chủ để tính rồi trả kết quả về. Thông tin liên hệ chỉ được thu thập ở bước tải tệp, và chỉ khi bạn đồng ý.

Tra trên điện thoại được không?

Được. Giao diện điện thoại được dựng riêng: thẻ chọn bộ ở trên cùng, kết quả hiển thị ngay, bảng hao phí xếp chồng có nhãn từng ô, thanh giỏ dính đáy màn hình.

Bắt đầu tra

Mở trang Tra định mức, gõ một mã bạn thuộc lòng — af111 chẳng hạn — và xem nó có ra đúng thứ bạn nghĩ không. Nếu bạn phát hiện một mã hiệu sai lệch so với văn bản, hãy báo lại cho chúng tôi; dữ liệu định mức là thứ càng nhiều người soi thì càng đáng tin.